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- Qu’est-ce qu’une communication efficace ?
- Pourquoi une communication efficace est-elle importante ?
- Les types de communication au travail
- 7 conseils pour mieux communiquer avec vos clients et collègues
- Comment communiquer efficacement en tant qu’agent de voyage ?
- Bâtissez votre portefeuille de voyages avec RateHawk
Qu’est-ce qu’une communication efficace ?
Une communication efficace est définie comme une capacité à partager facilement des pensées, des opinions et des idées d’une manière aisément compréhensible pour l’autre. Il est essentiel que vous sachiez être ouvert lorsque vous communiquez avec les autres, car cela aide à établir la confiance et à éviter la confusion.
Bien que la plupart des communications aient lieu en face à face, elles prennent souvent de nombreuses formes, notamment non verbales, comme l’écriture ou le langage corporel.
Vous devez savoir comment interagir efficacement avec les autres sur différents supports, que vous parliez au téléphone ou preniez la parole lors d’une conférence. En règle générale, une communication efficace devrait suivre la méthode des 5 C : elle devrait être correcte, concise, claire, complète et compassionnelle. Vous trouverez ci-dessous des conseils pratiques sur la façon d’améliorer une conversation, virtuelle ou physique, en cochant chacun de ces facteurs.
Photo: Rawpixel.com/ Shutterstock.com
Pourquoi une communication efficace est-elle importante ?
Communiquer efficacement est essentiel pour être un agent de voyage performant et une personne bien équilibrée. Bien que ce soit important pour votre développement personnel, cela vous aidera à améliorer vos relations avec les gens tout au long de votre vie.
Prendre des mesures actives pour améliorer vos compétences en communication vous permettra de devenir un orateur plus confiant et d’établir des relations durables avec vos clients et collègues.
Il est nécessaire de communiquer avec les autres pour :
- Établir la confiance et des relations professionnelles
- Vous procurer, ainsi qu’aux autres, un sentiment de satisfaction.
- Éviter les malentendus et la confusion.
- Devenir un meilleur leader et collaborateur.
Les types de communication au travail
Si vous devez améliorer vos compétences en communication, vous devez réfléchir à la façon dont nous interagissons avec les autres. Il existe quatre formes principales de communication selon le type de public lorsque vous êtes au travail.
La communication non verbale
Vous est-il déjà arrivé d’observer le langage corporel de quelqu’un et de vous rendre compte qu’il n’est pas à l’aise ? Il ne s’agit pas forcément de ce qu’il dit, mais de sa façon d’agir. Il est possible d’en apprendre beaucoup sur une personne grâce à son comportement. Si vous croisez les bras, vous avez l’air sur la défensive. Si vous faites défiler votre téléphone, vous aurez l’air distrait. En revanche, si vous maintenez le contact visuel, vous donnerez l’impression d’être confiant et sûr de vous.
Photo: pathdoc/ Shutterstock.com
La communication orale
Les informations sont transmises par la parole, soit directement, soit par l’intermédiaire d’une présentation. Le comportement de votre voix dicte la façon dont l’information est perçue et comprise. Si votre voix est basse, il sera difficile de vous comprendre ou de vous entendre. Si vous parlez sur un ton brusque, vous risquerez de paraître agacé. L’utilisation de mots de remplissage et de longues pauses peut amener votre public à perdre confiance dans votre discours.
La communication écrite
Vous pouvez interagir avec une autre personne par le biais de supports écrits, qu’il s’agisse d’affichages, d’e-mails ou de documents. Contrairement à la communication orale, il est plus difficile de détecter le ton par écrit.
Évitez tout écrit difficile à comprendre et tenez toujours compte du contexte et du public.
L’écoute active
La quatrième méthode de communication est l’une des plus ignorées. L’écoute active est une façon de communiquer avec l’autre, oralement ou par écrit. Vous pouvez devenir un meilleur auditeur en posant les bonnes questions ou en faisant vos retours.
Photo: Stockbakery / Shutterstock.com
7 conseils pour mieux communiquer avec vos clients et collègues
Il est vite possible de se sentir dépassé lorsque l’on veut améliorer ses compétences en communication. C’est pourtant plus facile qu’on ne le pense. Cela revient à prendre des mesures actives pour écouter, parler et utiliser votre langage corporel plus efficacement, lorsque vous communiquez avec l’autre. Il est indispensable d’être clair pour être bien compris lorsque vous posez une question ou initiez une conversation.
Voici 7 façons de communiquer plus clairement et d’établir de meilleurs liens avec les autres, soit en groupe, soit individuellement. Appliquez les conseils ci-dessous afin de développer des compétences en communication plus efficaces.
1. Connaître votre audience
Tout est dans le contexte. Connaître votre audience vous aidera à mieux communiquer. Notre façon de parler et d’interagir avec les autres dépend du contexte. Vous n’allez pas parler à un collègue de travail de la même façon que vous parlerez à un membre de votre famille. De même, vous ne parlerez pas à un client âgé de la même façon que vous parlez à un client plus jeune.
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Connaître votre public vous aidera à décider de la meilleure façon de communiquer avec lui. Les plus jeunes préfèrent parler par e-mail, tandis que les personnes d’âge mûr apprécieront que vous vous donniez la peine de décrocher votre téléphone. Savoir qui est en face de vous vous aidera à choisir les meilleurs modes de communication.
2. Faire preuve d’empathie et d’intelligence émotionnelle
Une communication saine repose sur une intelligence émotionnelle. Lorsque vous communiquez avec l’autre, tenez compte de vos sentiments, mais aussi des leurs. Il sera plus facile de contrôler votre propre langage corporel et d’éviter des sujets pouvant potentiellement le mettre à mal.
Montrer de l’empathie est crucial et facilite la parole lors d’une conservation difficile. Si vous annoncez une mauvaise nouvelle à quelqu’un, faire preuve d’empathie en l’écoutant activement l’aidera à se confier et évitera qu’il se mette sur la défensive. Envoyez ensuite un message pour poursuivre le dialogue.
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3. L’écoute active
La communication est bidirectionnelle. Elle implique toujours au moins deux personnes, ce qui signifie que l’une d’entre elles est toujours à l’écoute. L’une des compétences en communication les plus difficiles à développer est l’écoute. Entre les distractions et le manque de concentration, nous ne traitons, la plupart du temps, que la moitié de ce que nous entendons.
Vous pouvez devenir un meilleur auditeur en :
- Supprimant les distractions, comme consulter votre téléphone ou vos messages.
- Accordant à l’autre personne toute votre attention.
- Évitant de l’interrompre inutilement.
- Présentant un langage corporel ouvert, et en maintenant le contact visuel.
- Ayant recours à la paraphrase lorsque vous posez des questions.
- Interrompant l’autre, uniquement quand cela est approprié.
Comment interrompre poliment une conversation :
Écouter ne veut pas dire que vous devez rester silencieux tout le temps. Savoir lorsqu’il est de bon ton d’intervenir ou d’interrompre l’orateur est un exercice en soi. Si vous avez quelque chose d’important à dire ou si vous devez clarifier un point, ne craignez pas de l’interrompre poliment. La plupart des gens ne seront pas offensés et le prendront comme un signe d’intérêt.
Vous pouvez le faire en :
- En faisant l’usage de la politesse lorsque vous intervenez, pour ne pas donner l’impression de corriger la personne en question.
- Validant ce qu’elle dit ou en la remerciant pour son point de vue.
- Trouvant quelque chose que vous avez en commun, comme participer à un programme de formation.
4. Communication non verbale
Les mots ne valent pas grand-chose. Cela peut paraître cliché, mais c’est on ne peut plus vrai. Ne vous laissez pas emporter par vos paroles. C’est votre langage corporel qui est le plus parlant et affectera la façon dont les gens interagissent avec vous.
Certains signes trahiront votre manque d’intérêt ou d’écoute, comme par exemple, le fait de gigoter, bailler ou d’éviter le regard de l’autre. Bien que cela traduise généralement un manque de concentration, pour d’autres, cela dénotera un manque de politesse et d’intérêt.
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Il est facile de se laisser aller sans s’en rendre compte. Peut-être croisez-vous les bras pour vous sentir à l’aise, mais une autre personne lira cette attitude comme une forme non verbale de confrontation. Être conscient de vos mouvements vous rendra plus conscient de la façon dont les autres vous perçoivent, en particulier dans un cadre professionnel.
Prenez toujours du recul et considérez que la façon de vous mouvoir est tout aussi cruciale que ce que vous dites. Vos actions en disent long et peuvent vous donner l’air plus confiant. Si vous parlez à un client, n’hésitez pas à maintenir le contact visuel autant que possible pour le mettre à l’aise.
5. Être toujours prêt
Certaines personnes ont le verbiage facile, mais nous n’avons pas tous cette chance. Que vous alliez à une réunion ou fassiez une présentation, vous communiquerez toujours mieux si vous êtes préparé. Prévoir à l’avance ce que vous allez dire vous permettra de mieux vous préparer sur le plan communicatif.
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L’anticipation vous permet de mieux organiser vos pensées et de communiquer des informations plus concises. Cette astuce fonctionne pour la communication écrite et verbale. Ne vous concentrez pas uniquement sur ce que vous avez l’intention de dire. Mettez-vous à la place de l’autre personne et imaginez les questions qu’elle est susceptible de vous poser. Vous serez moins surpris ou stressé.
Si vous rencontrez un client pour la première fois, préparez des réponses aux questions courantes et réfléchissez à la façon dont vous pourriez les présenter à votre service. Vous aurez besoin d’exemples spécifiques à utiliser sans avoir l’impression de lire un texte.
Rechercher des idées à l’avance vous aidera à vous sentir plus confiant et permettra de transmettre votre message de manière plus concise.
6. Communication claire et ouverte
Le plus important à retenir lorsque vous travaillez sur vos compétences en matière de communication sont les 5 C : être clair, correct, complet, concis et compassionnel. Chaque fois que vous interagissez avec quelqu’un, n’hésitez pas à cocher ces cases, concernant, notamment, votre communication non verbale et votre langage corporel. Considérez-les comme des directives personnelles pour créer des relations plus claires et établir une communication ouverte avec les autres parties. Avant d’ouvrir la bouche, pensez aux 5 C.
Bien que la plupart de ces conseils soient conçus pour les interactions en face à face, vous pouvez les appliquer au monde numérique. Il est tout aussi crucial de développer une synergie à travers un écran. Trouvez des façons d’améliorer votre concentration, y compris en gardant les interactions et le contenu écrit aussi courts que possible, tout en passant en revue tous les points nécessaires.
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7. Restez calme
Rassembler vos pensées et vous impliquer efficacement est plus difficile si vous êtes stressé ou anxieux. Que vous rencontriez un client pour la première fois ou que vous négociiez un contrat, il vous faudra rester aussi calme que possible.
Si vous commencez à vous sentir stressé, vous serez plus facilement sur la défensive et pourrez facilement perdre le fil de votre pensée. Votre langage corporel pourra sembler hostile, par exemple. Être anxieux rend la compréhension plus difficile pour les autres et peut se lire comme de la distraction ou du désintéressement vis-à-vis de ce qui se passe. Nous sommes nombreux à nous taire, lorsque nous nous sentons stressés.
Vous pouvez gérer vos émotions et votre stress de différentes façons :
- Faites une pause et respirez: prenez une seconde pour rassembler vos pensées, au lieu de donner rapidement une réponse. Votre cerveau a besoin d’une seconde pour réfléchir, et des exercices de respiration vous aideront à vous sentir plus à l’aise.
- Posez des questions : si vous êtes sous pression, n’hésitez pas à demander à l’autre personne de répéter ou à poser une question pour clarifier certaines choses. Par exemple, vous pouvez répéter à la personne ce qu’elle vient de dire pour lui montrer que vous étiez attentif, mais que vous avez besoin de plus de clarté.
- Utilisez des exemples : vous serez moins inquiet sur ce que vous dites si vous êtes sûr de vous-même. L’utilisation d’exemples continuera d’intéresser l’autre personne et prouvera votre point de vue.
- Parlez clairement : la communication commence par la façon dont vous parlez. Vous pouvez créer une situation anxieuse en vous laissant absorber par ce que vous dites. Respirez profondément, gardez le contact visuel et utilisez un ton homogène pendant que vous parlez.
- Soyez à l’aise avec le silence : après avoir fini de parler, il n’est pas rare de se heurter au silence. Il est naturel de vouloir le combler, surtout si vous êtes inquiet au sujet de vos compétences en communication. Au lieu de cela, vous éviterez l’incohérence et arrêterez de parler après avoir résumé vos points de vue et être parvenu à la conclusion. Ne laissez pas le silence vous oppresser et vous obliger à parler.
Comment communiquer efficacement en tant qu’agent de voyage ?
La communication est cruciale lorsque vous êtes chargé de voyages d’affaires, y compris la communication non verbale. Vous devez vous assurer de comprendre exactement les demandes de votre client et éviter qu’il interprète mal ce que vous dites. Des compétences en communication efficaces exigent de l’organisation et de la concentration.
Vous travaillerez sur la façon dont vous communiquez en tant qu’agent de voyage en minimisant les distractions et en adoptant un dialogue actif. Lorsque vous vous sentez stressé, respirez et n’oubliez pas votre langage corporel. La communication est bidirectionnelle et vous devez éviter de surcharger votre client d’informations. Écoutez ce qu’il vous dit et ne craignez pas de répondre ou d’acquiescer à ce qu’il vous dit.
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