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9 minutes readL’importance d’établir un budget
Les coûts des déplacements professionnels ont vite fait de grimper. Mais seule la réservation du voyage est inscrite dans votre budget. Chaque voyage d’affaires comprend des dizaines de transactions qui s’ajoutent au coût global : location de voiture, frais liés aux repas ou de taxi…
Les budgets voyages font partie des postes financiers les plus difficiles à gérer et à contrôler pour une entreprise.
Alors que les services informatiques et administratifs disposent souvent d’un budget de fonctionnement fixe, les frais de déplacement peuvent, eux, fluctuer d’un employé à l’autre. Le coût du transport et de l’hébergement ne constitue que la base de votre budget. Plus de 20 % des budgets de déplacement professionnel sont liés aux frais de repas.
Définir un budget voyage est crucial pour maintenir la rentabilité de votre entreprise et maximiser son retour sur investissement. Dans le cas contraire, vous risquez de perdre le contrôle sur vos dépenses. En étant prévoyant, vous contribuez à rendre votre budget plus stable et conforme à vos objectifs de dépense, tout en optimisant vos déplacements.
En étant prévoyant, vous contribuez à rendre votre budget plus stable et conforme à vos objectifs de dépense, tout en optimisant vos déplacements..
Photo: Sasun Bughdaryan/ Shutterstock.com
Comment gérer efficacement son budget voyage ?
Les voyages d’affaires sont essentiels pour établir des relations, se constituer un réseau et pour rester au fait des dernières tendances du secteur. Qu’il s’agisse d’une start-up ou d’une multinationale, votre entreprise doit pouvoir gérer efficacement son budget voyage pour maximiser la rentabilité du séjour sans nuire à ses objectifs.
Il est essentiel de minimiser les dépenses excessives pour gérer efficacement un budget voyage.
La mise en place d’un budget et d’une stratégie peut accroître le potentiel de vos voyages d’affaires et les rendre meilleur marché. Les agences peuvent recourir à ces stratégies pour permettre à leurs clients de prendre des décisions financières éclairées et de voyager de façon plus cohérente, à des prix accessibles.
Voici onze astuces pour réaliser des économies sur vos réservations :
Mettre en place une politique voyage
La plupart des entreprises pratiquent le remboursement direct des frais de déplacement professionnel à leurs employés. Appliquer une politique de voyage généralisée et des lignes directrices claires se révèlera donc crucial pour éviter les dépenses inutiles.
Votre politique de voyage devra définir des catégories de dépenses pour indiquer à vos employés ce qui leur sera remboursé ou non.
Photo: Rawpixel.com/ Shutterstock.com
Votre politique de voyage devra définir des catégories de dépenses pour indiquer à vos employés ce qui leur sera remboursé ou non.
En fixant des plafonds de dépenses par jour ou par voyage, vous éviterez que votre système de remboursement ne soit utilisé de manière abusive.
Pensez à fixer des plafonds de dépenses en fonction du lieu, car des villes comme New Delhi sont moins onéreuses que Genève ou Londres.
Investir dans des technologies intelligentes
La technologie est votre meilleure alliée dans la gestion des budgets liés aux voyage d’affaires. Utilisez des applications et des logiciels de gestion de voyages pour obtenir une transparence totale sur les réservations et les dépenses.
La gestion numérique des dépenses est plus rapide et économique que les processus manuels et garantit des rapports précis pour le remboursement des employés et les comptes de l’entreprise.
Photo: Andrey_Popov/ Shutterstock.com
L’introduction de la technologie dans vos processus de gestion peut éviter des dépenses inutiles et fournir à votre équipe financière des données en temps réel sur les dépenses de voyage. La gestion numérique des dépenses est plus rapide et économique que les processus manuels et garantit des rapports précis pour le remboursement des employés et les comptes de l’entreprise.
Rationaliser les réservations
Travailler avec une agence spécialisée dans les voyages d’affaires peut aider à établir des limites de dépenses et à appliquer des directives claires pour assurer la cohérence du budget. Les services proposés par RateHawk comprennent un système de réservation centralisé et une gestion du back-office, dont les factures, les bons de transport et les rapports de commandes pour une comptabilité précise.
RateHawk offre une option exclusive de prévérification pour des voyages d’affaires sans stress. Vous aurez accès aux meilleurs tarifs sur les vols, les locations de voitures et les hôtels dans plus de 200 pays. Gérez toutes les réservations de votre entreprise par l’intermédiaire d’une seule plateforme conviviale offrant tous les services dont vous avez besoin.
Données voyage
Les données sont essentielles pour réaliser des économies sur les voyages d’affaires. L’intégration de la technologie dans votre gestion des voyages vous permet d’obtenir des données en temps réel pour optimiser vos dépenses et identifier les domaines où les économies sont possibles.
Le suivi de ces données permet de repérer facilement les dépenses excessives et de comparer les coûts des services pour s’assurer qu’ils sont conformes avec la politique de l’entreprise.
Photo: Andrey_Popov/ Shutterstock.com
Lorsque vous réservez vos voyages d’affaires par l’intermédiaire d’une plateforme comme RateHawk, vous obtenez les meilleurs tarifs et des données sur vos dépenses.
Vous pouvez recueillir et analyser des données relatives aux :
- Coûts des voyages individuels.
- Coûts moyens des voyages domestiques et internationaux.
- Coûts mensuels du budget de déplacement.
- Coûts de déplacement par service et par trimestre.
- Coûts de déplacements d’un service par rapport à son budget.
Le suivi de ces données permet de repérer facilement les dépenses excessives et de comparer les coûts des services pour s’assurer qu’ils sont conformes avec la politique de l’entreprise.
Rationaliser les frais de déplacement
Le recours à la gestion manuelle des frais de déplacement est l’un des principaux problèmes auxquels sont confrontés les employés et les services financiers. Près de 20 % des notes de frais comportent des erreurs, et nécessitent en moyenne 20 minutes pour les corriger.
Investissez dans des systèmes numériques de gestion des frais et encouragez vos employés à télécharger leurs reçus et leurs dépenses en temps réel afin de garantir l’exactitude des rapports.
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L’utilisation de systèmes manuels est moins rentable et moins rapide, et ne permet pas d’avoir une visibilité en temps réel, ce qui est essentiel pour s’assurer que votre entreprise respecte son budget voyage. Investissez dans des systèmes numériques de gestion des frais et encouragez vos employés à télécharger leurs reçus et leurs dépenses en temps réel afin de garantir l’exactitude des rapports.
Proposer des incentives pour inciter à réduire les dépenses
Le suivi des dépenses de voyage est essentiel pour respecter votre budget. Vous pouvez inciter vos employés à suivre vos directives en matière de voyage en leur proposant des bonus, notamment pour ceux qui ne dépassent pas le budget.
Par exemple, vous pouvez récompenser les personnes qui dépensent 80 % ou moins de leurs coûts de déplacement quotidiens par des avantages tels que des cartes-cadeaux, des primes ou des expériences de team building.
Par exemple, vous pouvez récompenser les personnes qui dépensent 80 % ou moins de leurs coûts de déplacement quotidiens par des avantages tels que des cartes-cadeaux, des primes ou des expériences de team building.
Photo: Temych/ Shutterstock.com
Encourager le covoyage
Les frais de transport ont vite fait de s’accumuler. Si vos employés voyagent vers la même destination ou participent au même événement, encouragez-les à covoyager pour réduire les coûts. C’est un moyen facile de faire des économies sur les voyages d’affaires et de réduire l’empreinte carbone de votre entreprise.
Communiquez avec vos équipes avant le voyage afin de les inviter à partager la location de leur voiture ou le taxi.
Restez flexible pour les économies supplémentaires
La flexibilité est le secret pour économiser de l’argent sur les voyages d’affaires. Vous n’aurez pas toujours le choix des dates, mais en incitant vos employés à faire preuve de souplesse, vous pourrez explorer des itinéraires et des options de transport plus rentables.
Les vols le lundi et le mardi sont généralement plus chers car privilégiés par les voyageurs d’affaires.
Ces derniers constituent seulement 12 % des passagers aériens, mais jusqu’à 75 % des revenus sur les itinéraires les plus empruntés. Si vous pensez que votre voyage a des chances d’être reporté, mieux vaut investir dans un billet avec possibilité d’annulation.
Si vous pensez que votre voyage a des chances d’être reporté, mieux vaut investir dans un billet avec possibilité d’annulation.
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En encourageant vos salariés à voyager pendant les périodes creuses, vous aurez accès aux meilleurs prix des compagnies aériennes et des hôtels qui pratiquent généralement une tarification dynamique. Repousser votre voyage d’affaires de quelques jours peut vous permettre de réaliser d’importantes économies sur votre budget voyage.
Planifiez vos voyages d’affaires le plus tôt possible
La flexibilité n’est pas le seul facteur qui peut vous faire économiser gros sur les voyages d’affaires. Planifier à l’avance et éviter les réservations de dernière minute peut diminuer radicalement les coûts. Réserver tôt vous donnera accès aux tarifs les plus compétitifs et aux meilleurs forfaits.
Bien qu’il ne soit pas toujours possible de réserver vos voyages au plus tôt, mettez cette stratégie en pratique pour vos conférences ou séminaires, qui sont généralement programmés jusqu’à un an à l’avance.
Réserver tôt vous donnera accès aux tarifs les plus compétitifs et aux meilleurs forfaits.
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Évitez les suppléments de voyage coûteux
Fini le temps des billets d’avion all inclusive. La plupart des compagnies aériennes nationales ont réduit leurs forfaits au strict minimum et facturent chaque service séparément, de la sélection des sièges aux bagages en cabine, en passant par les repas à bord. Bien que cela puisse compliquer vos réservations, c’est aussi l’occasion de faire des économies. Invitez vos employés à faire des choix intelligents, comme éviter les excédents de bagages.
Vous pouvez exiger qu’ils se conforment à certaines conditions, comme l’enregistrement d’un nombre de bagages limité sur les vols internes ou pour les séjours de courte durée.
D’autres suppléments, comme l’accès aux salons, l’accès prioritaire au contrôle de sécurité ou le choix des sièges peuvent rapidement faire grimper la note.
Invitez vos employés à faire des choix intelligents, comme éviter les excédents de bagages.
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Utiliser une plateforme de voyage tout-en-un
Respecter votre budget grâce à une plateforme de réservation tout-en-un permet de tout gérer, de la location de voiture à l’hébergement et au transport. RateHawk vous donne accès à des tarifs exclusifs sur les voyages d’affaires, grâce à un système de filtrage des recherches en fonction de la politique de voyage et du budget de votre entreprise.
Notre service de réservation de groupe est idéal pour la gestion des déplacements professionnels, y compris les réservations des restaurants et l’organisation de conférences et d’événements.
Découvrez plus d’informations sur les réservations de groupe corporate ici.
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Accédez à plus de 2,5 millions d’hôtels proposés par plus de 230 fournisseurs internationaux. RateHawk fournit tout les services dont vous avez besoin sur une seule plateforme, de la location de voiture aux transferts et aux billets d’avion.
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