Cómo ahorrar en los viajes de empresa

La importancia de presupuestar un viaje de negocios

Los gastos de los viajes de empresa se disparan rápidamente. Sólo la reserva del viaje ya se lleva gran parte de tu presupuesto. Todos los viajes de negocios implican decenas de transacciones individuales que suman al coste total, desde el coche de alquiler hasta los gastos en comidas y los taxis.

Los presupuestos para viajes se encuentran entre los más complicados de gestionar y controlar por las empresas.

Mientras que los departamentos de informática y de administración suelen contar con un presupuesto estable, los gastos en viajes pueden fluctuar bastante entre un empleado y otro. El coste del traslado y el alojamiento es sólo el principio de tu presupuesto. Más del 20 % del presupuesto de los viajes de negocios está destinado a los gastos en comidas.

Contar con un presupuesto para los viajes de negocios es básico para mantener la rentabilidad de tu compañía y para maximizar el retorno de la inversión. Perder el control de tus gastos es fácil si no dispones de un presupuesto adecuado para viajes de negocios. Elaborar un presupuesto puede hacer más sostenible los viajes de empresa, asegurar el cumplimiento de los gastos y optimizar cada viaje.

Elaborar un presupuesto puede hacer más sostenible los viajes de empresa, asegurar el cumplimiento de los gastos y optimizar cada viaje.
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Cómo gestionar eficazmente el presupuesto de un viaje

Los viajes de empresa son fundamentales para establecer relaciones y contactos, y para mantenerse vigente en los sectores emergentes. Tanto en una start-up como en una multinacional, las organizaciones deben gestionar eficazmente sus presupuestos para viajes de tal modo que les resulten productivos sin afectar sus resultados financieros.

Minimizar los sobrecostes es vital para gestionar el presupuesto de un viaje de manera eficaz.

Contar con un presupuesto y una estrategia para los viajes contribuye a maximizar el potencial de los viajes de empresa y a hacerlos más asequibles. Los agentes de viajes corporativos pueden seguir estas estrategias para ayudar a que sus clientes tomen decisiones informadas y viajen de forma más consistente a un precio accesible.

Te damos once consejos para poder ahorrar en tus reservas de viajes de empresa:

Establece una política de viajes corporativos

La mayoría de las empresas reembolsan a sus empleados los gastos incurridos durante el viaje de empresa. Contar con una política de viaje completa es fundamental para prevenir gastos innecesarios y para establecer pautas claras para los empleados.

Tu política de viajes debe incluir categorías de gastos bien definidas para que los empleados sepan qué gastos son reembolsables y cuáles no.
Photo: Rawpixel.com/ Shutterstock.com

Tu política de viajes debe incluir categorías de gastos bien definidas para que los empleados sepan qué gastos son reembolsables y cuáles no.

Establecer un tope de gastos diarios o por viaje evitará que se abuse de tu sistema de reembolso.

Plantéate establecer límites de gastos diferentes según el destino, ya que ciudades como Nueva Delhi resultan más económicas que Ginebra o Londres.

Invierte en tecnología para viajes inteligente

La tecnología es tu mayor aliada para gestionar los presupuestos de los viajes de empresa. Utiliza aplicaciones y programas de gestión de viajes para obtener una total transparencia en las reservas y los gastos.

La gestión digital de los gastos permite ahorrar más tiempo y dinero que los procesos manuales, y garantiza informes precisos para el reembolso a los empleados y la contabilidad de la empresa.
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Incorporar la tecnología a tus procesos de gestión puede evitarte gastos innecesarios y facilitarle información sobre los gastos del viaje en tiempo real a tu equipo financiero. La gestión digital de los gastos permite ahorrar más tiempo y dinero que los procesos manuales, y garantiza informes precisos para el reembolso a los empleados y la contabilidad de la empresa.

 Analiza los datos de los viajes corporativos

Un buen conocimiento de los datos es crucial para ahorrar en los viajes corporativos. Incorporar la tecnología a la gestión de tus viajes te facilita datos en tiempo real para poder optimizar tus gastos e identificar las áreas de ahorros potenciales.

Llevar un seguimiento de estos datos te facilitará la identificación de un exceso de gastos y la comparación entre los costes de cada departamento, para asegurarte de que sea consistente con los KPI de tu empresa.
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Reservando tu viaje corporativo a través de RateHawk, obtienes las mejores tarifas junto con el análisis de los datos de tus gastos.

Datos que necesitas recopilar y analizar:

• El coste de cada viaje individual.
• El coste medio de los viajes nacionales e internacionales.
• El coste mensual del presupuesto para viajes.
• El coste en viajes de cada departamento por trimestre.
• El coste en viajes de cada departamento respecto a su asignación presupuestaria.

Llevar un seguimiento de estos datos te facilitará la identificación de un exceso de gastos y la comparación entre los costes de cada departamento, para asegurarte de que sea consistente con los KPI de tu empresa.

Agiliza la gestión de los gastos del viaje

La gestión manual de los gastos de un viaje es uno de los mayores problemas a los que se enfrentan los empleados y los departamentos financieros. Casi el 20 % de las solicitudes de reembolso contienen errores, que tardan una media de 20 minutos en corregirse.

Invierte en un sistema de digitalización de gastos y anima a los empleados a que carguen en él sus recibos y gastos en tiempo real para garantizar una información precisa.
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Utilizar sistemas manuales resulta menos rentable tanto en términos de coste como de tiempo, ya que carece de la visibilidad en tiempo real tan necesaria para asegurarte de que tu compañía no se salga de su presupuesto para viajes. Invierte en un sistema de digitalización de gastos y anima a los empleados a que carguen en él sus recibos y gastos en tiempo real para garantizar una información precisa.

Ofrece incentivos por el ahorro de gastos

Llevar un control de los gastos del viaje es esencial para no salirte de tu presupuesto para viajes corporativos. Puedes incentivar a los empleados a que cumplan tu política y directrices de viaje a través de recompensas, sobre todo para quienes se mantengan por debajo del presupuesto.

Por ejemplo, puedes recompensar a los empleados que hayan gastado el 80 % o menos de sus recursos para viajes diarios con incentivos, como tarjetas regalo, bonificaciones y experiencias de trabajo en equipo.

Por ejemplo, puedes recompensar a los empleados que hayan gastado el 80 % o menos de sus recursos para viajes diarios con incentivos, como tarjetas regalo, bonificaciones y experiencias de trabajo en equipo.
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Anima a los empleados a que compartan transporte

El transporte es un gasto que hace subir rápidamente el coste del viaje. Si varios empleados van a viajar al mismo destino para asistir al mismo evento, anímales a que compartan transporte para reducir gastos. Es una manera sencilla de ahorrar en los viajes corporativos y de reducir la huella de carbono de tu empresa.

Habla con los equipos de tus departamentos antes de los viajes o las conferencias, y anímales a que compartan coches de alquiler y taxis para mantenerse dentro del presupuesto.

Sé flexible para ahorrar más

La flexibilidad es el secreto para ahorrar dinero en un viaje de empresa. Aunque no siempre podrás elegir las fechas del viaje, fomentar la flexibilidad entre los clientes te permitirá barajar diferentes rutas y opciones de transporte más económicas.

Normalmente, los vuelos en lunes y martes suelen ser más caros, ya que las aerolíneas los identifican como los días clave para los viajes de empresa.

Aunque los viajeros de negocios representan sólo el 12 % de los pasajeros de una aerolínea, les generan hasta el 75 % de sus ingresos en las rutas de vuelo más populares. Si consideras que un viaje corporativo podría posponerse, merece la pena invertir en un billete con opción de cancelación gratuita para poder cambiar fácilmente la reserva. 

Si consideras que un viaje corporativo podría posponerse, merece la pena invertir en un billete con opción de cancelación gratuita para poder cambiar fácilmente la reserva. 
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Fomentar los viajes de empresa fuera de temporada te permitirá acceder a los mejores precios de vuelos y hoteles, ya que suelen operar con precios dinámicos. Retrasar unos pocos días tu viaje de empresa puede hacerte ahorrar mucho en tu presupuesto para viajes.

Organiza tu viaje corporativo con antelación

La flexibilidad no es lo único que puede hacerte ahorrar mucho en los viajes de empresa. Planificarlos con antelación y evitar las reservas de último minuto puede reducir drásticamente los costes. Reservando con antelación tendrás acceso a las tarifas más competitivas y a los mejores paquetes.

Aunque la reserva anticipada no es posible en todos los viajes de negocios, sí que puedes aprovechar esta estrategia en eventos, como conferencias y retiros, que suelen estar programados con un año de antelación.

Reservando con antelación tendrás acceso a las tarifas más competitivas y a los mejores paquetes.
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Evita los gastos por complementos costosos

Los billetes de avión ya no lo incluyen todo. La mayoría de aerolíneas domésticas han recortado sus paquetes y ahora te cobran aparte por todo, desde la elección de asiento hasta el equipaje de mano o las comidas abordo. Si bien esto puede complicar más las reservas de los viajes de negocios, también es una oportunidad para ahorrar. Anima a tus empleados a ser inteligentes con sus opciones de viaje y a evitar el exceso de equipaje.

Puedes exigir a los empleados que cumplan ciertos requisitos, como un equipaje limitado en los viajes nacionales y cortos.

Otros extras, como el acceso a la sala VIP, el acceso preferente al control de seguridad del aeropuerto o la elección de asiento, pueden aumentar enormemente el coste del viaje de empresa.

Anima a tus empleados a ser inteligentes con sus opciones de viaje y a evitar el exceso de equipaje.
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 Utiliza una plataforma de viajes todo en uno

Para no salirte del presupuesto, utiliza una plataforma de reservas todo en uno en la que gestionarlo todo, desde el alquiler de coches hasta el alojamiento, pasando por el traslado. RateHawk pone a tu disposición tarifas exclusivas para viajes corporativos, permitiéndote filtrar tus búsquedas para adecuarte a la política y el presupuesto para viajes de tu empresa.

Nuestras opciones para reservas grupales son perfectas para los viajes corporativos, incluyendo la reserva de restaurantes, la celebración de conferencias y la organización de eventos.

Descúbrelo todo sobre nuestras reservas para grupos corporativos aquí.

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