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11 minutes readContents
- ¿Qué es la comunicación eficaz?
- ¿Qué importancia tiene una comunicación eficaz?
- Tipos de comunicación en el lugar de trabajo
- Siete consejos para comunicarte mejor con tus clientes y compañeros
- Cómo puede comunicarse eficazmente un agente de viajes
- Desarrolla tu catálogo de viajes con RateHawk
¿Qué es la comunicación eficaz?
La comunicación eficaz se define como la capacidad para intercambiar pensamientos, opiniones e ideas de tal forma que le resulte fácil a otra persona comprender la información. Es básico que sepas cómo abrirte cuando te comunicas con los demás, ya que eso ayuda a generar confianza y evitar confusiones.
Aunque la mayor parte de la comunicación suele producirse cara a cara, puede adoptar muchas formas, entre las que se incluyen los métodos no verbales, como la escritura y el lenguaje corporal.
Debes saber interactuar con otras personas de manera efectiva a través de distintos medios, tanto si estás hablando por teléfono como si te invitan a dar una ponencia en una conferencia.
Como regla general, la comunicación eficaz debe cumplir las 5 C: debe ser correcta, concisa, clara, completa y considerada. Los siguientes consejos te darán ideas prácticas para mejorar cualquier conversación, tanto virtual como presencial, cumpliendo cada una de estas condiciones.
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¿Qué importancia tiene una comunicación eficaz?
Comunicarse eficazmente es crucial para ser un agente de viajes de éxito y una persona plena. Es muy importante para tu desarrollo personal, ya que puede ayudarte a mejorar tus relaciones con otras personas a lo largo de tu vida.
Emprender acciones para reforzar tus habilidades comunicativas puede ayudarte a ganar confianza al hablar en público y a establecer relaciones más duraderas con tus clientes y colegas.
La comunicación con otras personas es imprescindible para:
- Generar confianza y establecer relaciones laborales.
- Dejar una sensación de satisfacción, tanto en ti como en los demás.
- Evitar malos entendidos y confusiones.
- Ser mejor como líder y compañero de equipo.
Tipos de comunicación en el lugar de trabajo
Si necesitas mejorar tus habilidades comunicativas, tienes que analizar cómo interactuamos con los demás. En el trabajo, hay cuatro formas principales de comunicación con diferentes audiencias.
La comunicación no verbal
¿Has observado alguna vez el lenguaje corporal de otra persona y has notado que no se siente cómoda? Posiblemente no es por lo que dice, sino más bien por cómo actúa. Puedes deducir mucho sobre una persona por cómo se comporta. Si te cruzas de brazos, puedes parecer a la defensiva. Si estás revisando tu teléfono, parecerás distraído. Por el contrario, si mantienes el contacto visual parecerás más confiado y seguro de ti mismo.
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La comunicación oral
La información se comparte a través del habla, ya sea directamente con otro compañero o mediante una presentación. La forma en que modulas tu voz determina cómo se percibe y se procesa tu mensaje. Si hablas muy bajo, será difícil que te oigan y te entiendan. Si tu tono es demasiado brusco, podrías dar la impresión de estar enfadado. Utilizar muletillas y hacer pausas largas puede hacer que tu audiencia pierda confianza en lo que les estés contando.
La comunicación escrita
Puedes comunicarte con otras personas mediante canales escritos, como los letreros, los correos electrónicos o un documento. Al contrario de lo que ocurre con la comunicación oral, por escrito es más difícil captar el tono.
Cuando escribas, debes evitar todo aquello que pueda malinterpretarse fácilmente y tener siempre en cuenta el contexto y la audiencia.
La escucha activa
El cuarto método de comunicación es uno de los que más solemos pasar por alto. La escucha activa es la forma en la que te comunicas con los demás tanto verbalmente como por escrito. Puedes mejorar tu capacidad para escuchar haciendo las preguntas pertinentes u ofreciendo una retroalimentación.
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Siete consejos para comunicarte mejor con tus clientes y compañeros
Plantearte mejorar tus habilidades comunicativas puede hacer que te sientas abrumado, pero es más fácil de lo que piensas. Sólo tienes que emprender las acciones adecuadas para mejorar tus capacidades de escucha y de habla, y utilizar tu lenguaje corporal para comunicarte con los demás. La claridad es vital para que te entiendan cuando haces una pregunta o entablas una conversación.
Te vamos a explicar siete consejos para transmitir información más claramente y para establecer mejores conexiones con los demás, tanto en grupos como individualmente. Practicando los siguientes aspectos, desarrollarás unas habilidades de comunicación más eficaces.
1. Define tu audiencia
El contexto es todo. Definir quién es tu audiencia te ayudará a comunicarte de manera más eficaz. La forma de hablar y de actuar ante los demás depende del contexto. No vas a hablar de la misma manera a un colega del trabajo que a un familiar cercano. Del mismo modo, no vas a dirigirte a un cliente de avanzada edad igual que lo harías con uno joven.
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Conocer tu audiencia te ayudará a decidir cuál es la mejor manera de comunicarte con ellos. Los jóvenes prefieren comunicarse por correo electrónico, mientras que las personas mayores apreciarán que te esfuerces un poco más y hables con ellos por teléfono. Tener en cuenta con quién estás interactuando te ayudará a elegir los mejores métodos de comunicación.
2. Muestra empatía e inteligencia emocional
Una comunicación saludable se basa en la inteligencia emocional. Cuando te comuniques con otra persona, ten en cuenta tanto tus sentimientos como los suyos. Haciéndolo, te resultará más fácil controlar tu propio lenguaje corporal y se evitarán temas potencialmente sensibles que puedan resultar incómodos para la otra parte.
La empatía es crucial y puede hacer que una conversación complicada resulte más fácil de abordar. Si tienes que darle malas noticias a alguien, mostrar empatía mediante la escucha activa puede hacer que se abra y así evitarás que se ponga a la defensiva. Para mantener el diálogo abierto, envíale un mensaje más tarde.
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3. Escucha activa
La comunicación es una vía de doble sentido. Siempre hay un mínimo de dos personas implicadas, lo que significa que siempre una de ellas está escuchando. Una de las habilidades comunicativas más difíciles de desarrollar es la escucha. Entre las distracciones y la pérdida de atención, la mayoría de nosotros sólo procesamos la mitad de lo que oímos.
Para mejorar tu capacidad de escucha, puedes:
- Eliminar distracciones, como mirar tu teléfono o las notificaciones de mensajes.
- Prestar toda tu atención a la otra persona.
- Evitar hacer interrupciones innecesarias.
- Mostrar un lenguaje corporal abierto, incluyendo el contacto visual.
- Reformular cuando hagas preguntas.
- Interrumpir cuando sea preciso.
Cómo interrumpir educadamente una conversación:
Escuchar no significa que tengas que estar en silencio todo el tiempo. Saber cuándo es adecuado entrar en una conversación e interrumpir a quien está hablando es algo importante que merece la pena practicar. Si tienes algo valioso que aportar o si necesitas aclarar alguna duda, no temas interrumpir de una manera educada. Lo más normal es que la otra persona no se ofenda y que, incluso, lo tome como una muestra de interés.
Para hacerlo, puedes:
- Emplear un tono cortés cuando le interrumpas, de modo que no parezca que le estás corrigiendo al dar tu réplica.
- Validar lo que haya dicho o agradecerle su punto de vista.
- Encontrar algo que tengáis en común, como participar en un programa de formación.
4. Comunicación no verbal
Hablar es barato. Sí, es un tópico, pero es cierto. No te quedes únicamente en tus palabras. Tu lenguaje corporal dice mucho más y tiene un mayor impacto en cómo te perciben las personas que lo que expreses con tus palabras.
Algunos gestos les indicarán a los demás que no te interesa lo que estás escuchando, como juguetear con los dedos, bostezar o evitar el contacto visual. Estos gestos suelen producirse cuando perdemos la concentración, pero algunas personas pueden interpretarlos como groseros y asumir que no te interesa.
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Es posible que hagas muchos de estos gestos sin darte cuenta. Puede que te cruces de brazos para estar más cómodo, pero la otra persona puede interpretarlo como una señal de confrontación. Prestar atención a tus movimientos hará que seas más consciente de cómo te perciben los demás, especialmente en un contexto laboral.
Imagina siempre el panorama global y piensa que tus movimientos son igual de importantes que lo que estás diciendo. Tus acciones dicen mucho de ti y pueden hacerte parecer más confiado. Cuando estés hablando con un cliente, deberías tratar de mantener el contacto visual tanto como sea posible para mostrar una sensación de bienvenida y ayudar a que la otra persona se sienta más cómoda.
5. Prepárate siempre con antelación
Hay personas que tienen el don de la improvisación, pero pocos tenemos esa suerte. Tanto si vas a participar en una reunión como si tienes que hacer una presentación, siempre te comunicarás mejor si llegas bien preparado. Planificar lo que vas a decir hace que te resulte más fácil emplear las habilidades comunicativas adecuadas y te da tiempo para practicar.
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Pensarlo con antelación te permitirá procesar tus ideas y transmitir una información más concisa. Este consejo sirve para la comunicación verbal y también para la escrita. No te centres únicamente en lo que piensas decir. Ponte en el lugar de la otra persona e imagina qué preguntas te podrían surgir. Será menos probable que te quedes en blanco y reducirás el estrés.
Si vas a reunirte por primera vez con un cliente, prepara respuestas a preguntas habituales y piensa cómo puedes presentarle tus servicios. Necesitarás poner ejemplos prácticos específicos sin dar la sensación de que estés leyendo un guion.
Plantear previamente una lluvia de ideas te ayudará a sentir una mayor confianza y a transmitir tu mensaje de una forma más concisa.
6. Comunicación clara y abierta
Lo que siempre debes recordar cuando trabajes en tus habilidades comunicativas son las 5 C: clara, correcta, completa, concisa y considerada. Cada vez que interactúes con alguien, deberás cumplir estas condiciones, por ejemplo, con tu comunicación no verbal y tu lenguaje corporal. Considéralas tus pautas para establecer relaciones más profundas y para entablar una comunicación abierta con otras personas. Antes de decir nada, piensa en las 5 C.
Aunque la mayoría de estos consejos están diseñados para las interacciones cara a cara, se pueden aplicar también al mundo digital. Desarrollar sinergia a través de una pantalla es tan importante como hacerlo en persona. Busca cómo contribuir a mejorar tu concentración y enfoque, por ejemplo, procurando que las interacciones y los contenidos escritos sean lo más cortos posible, sin dejar de tratar todos los puntos necesarios.
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7. Mantén la calma
El estrés y la ansiedad pueden hacer que resulte más difícil organizar tus ideas e interactuar de forma eficaz. Si vas a reunirte por primera vez con un cliente o vas a negociar un contrato, tienes que mantener la calma tanto como puedas.
Cuando empiezas a sentir estrés, es más probable que te pongas a la defensiva y se te empiece a trabar la lengua. Por ejemplo, tu comunicación no verbal podría empezar a mostrar hostilidad. La ansiedad puede hacer que a los demás les cueste más entenderte y que tu lenguaje corporal pueda interpretarse como que estás distraído o no te interesa lo que está pasando. La mayoría tendemos a quedarnos callados cuando nos sentimos estresados.
Hay varias cosas que puedes hacer para gestionar tus emociones y el estrés:
- Para y respira: tómate un momento para organizar tus pensamientos en vez de dar una respuesta apresurada. Tu cerebro puede necesitar unos segundos para reflexionar, y los ejercicios de respiración te pueden ayudar a sentirte más cómodo.
- Haz preguntas: si te sientes presionado, no tengas miedo de pedirle a la otra persona que repita lo que ha dicho ni de hacerle una pregunta para aclarar alguna duda. Por ejemplo, puedes repetirle a la otra persona lo que acaba de decir para mostrar que estás prestándole atención, pero que necesitas que te lo aclare un poco más.
- Pon ejemplos: es menos probable que sientas ansiedad por lo que dices si tienes confianza en ello. Utilizar ejemplos mantendrá el interés de la otra persona y demostrará que tienes razón.
- Habla con claridad: la comunicación empieza con tu forma de hablar. Si te haces un lío con lo que estás diciendo, puede crearse una situación tensa. Respira profundamente, mantén el contacto visual y utiliza un tono constante al hablar.
- Que no te incomoden los silencios: cuando terminas de hablar, es habitual que se haga el silencio. De manera natural, tendemos a tratar de llenar los silencios, sobre todo si dudamos de nuestras habilidades comunicativas. En vez de eso, debes evitar divagar y dejar de hablar cuando hayas planteado tus ideas y llegado a una conclusión. No dejes que el silencio te obligue a seguir hablando.
Cómo puede comunicarse eficazmente un agente de viajes
Para un agente de viajes corporativos, la comunicación es crucial, incluida la no verbal. Tienes que asegurarte de que entiendes exactamente lo que tu cliente necesita y debes evitar que malinterprete lo que estás diciendo. Las habilidades de comunicación efectiva exigen organización y concentración.
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Puedes mejorar la forma en la que te comunicas como agente de viajes, lo que reduce al máximo las distracciones y permite un diálogo activo. Si sientes estrés, respira y presta atención a tu lenguaje corporal. La comunicación es una vía de doble sentido y tienes que evitar abrumar a tu cliente con demasiada información. Escucha lo que te cuentan y no tengas miedo de decirles algo ni de enviarles un mensaje de seguimiento.
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