Jak zaoszczędzić na podróżach służbowych?

Znaczenie budżetowania podróży służbowych

Koszty podróży służbowych szybko rosną, a rezerwacja podróży stanowi tylko ich część. Każda podróż firmowa wiąże się z dziesiątkami indywidualnych transakcji, które zwiększają jej całkowity koszt – od wynajmu samochodu po wydatki na jedzenie i taksówki.

Budżety na podróże służbowe są jednymi z najtrudniejszych, jeśli chodzi o zarządzanie i kontrolowanie finansów firmy.

Obszary takie jak IT i administracja biurowa mają często zrównoważony i przewidywalny budżet, natomiast wydatki na podróże mogą się zmieniać w zależności od pracownika – koszt transportu i zakwaterowania to dopiero początek. Ponad 20% budżetów na podróże służbowe przeznacza się na wydatki na żywność.

Planowanie budżetu na podróże służbowe ma kluczowe znaczenie dla utrzymania rentowności firmy i maksymalizacji zwrotu z inwestycji. Łatwo jest stracić kontrolę nad wydatkami, jeśli nie posiada się z góry ustalonego budżetu na podróże służbowe. Z kolei odpowiednie planowanie może sprawić, że podróże służbowe będą bardziej zrównoważone, zgodne z wytycznymi finansowymi i zoptymalizowane.

Z kolei odpowiednie planowanie może sprawić, że podróże służbowe będą bardziej zrównoważone, zgodne z wytycznymi finansowymi i zoptymalizowane.
Photo: Sasun Bughdaryan/ Shutterstock.com

Jak efektywnie zarządzać budżetem na podróże

Podróże służbowe mają kluczowe znaczenie dla budowania relacji, nawiązywania kontaktów i bycia na bieżąco z sytuacją w rozwijających się branżach. Niezależnie od tego, czy jest to start-up, czy międzynarodowa firma, organizacje muszą efektywnie zarządzać swoim budżetem na podróże, aby były one produktywne i nie odbijały się negatywnie na ich wynikach finansowych.

Minimalizacja nadmiernych wydatków ma kluczowe znaczenie dla efektywnego zarządzania budżetem podróży.

Wyznaczenie budżetu i strategii podróży służbowych może zmaksymalizować ich potencjał i uczynić je bardziej przystępnymi cenowo. Biura podróży korporacyjnych mogą wykorzystać te strategie, aby umożliwić klientom podejmowanie świadomych decyzji finansowych i podróżowanie zawsze w przystępnej cenie.

Oto jedenaście wskazówek, jak zaoszczędzić pieniądze podczas rezerwacji podróży służbowych:

 Wyznacz zasady podróży służbowych

Większość firm zwraca swoim pracownikom wydatki poniesione podczas podróży służbowych. Wdrożenie zasad dotyczących podróżowania ma kluczowe znaczenie dla zapobiegania niepotrzebnym wydatkom i ustalenia jasnych wytycznych dla pracowników.

Polityka podróży służbowych powinna zawierać zdefiniowane kategorie wydatków, aby w prosty sposób przedstawić pracownikom, co kwalifikuje się do zwrotu, a co nie.
Photo: Rawpixel.com/ Shutterstock.com

Polityka podróży służbowych powinna zawierać zdefiniowane kategorie wydatków, aby w prosty sposób przedstawić pracownikom, co kwalifikuje się do zwrotu, a co nie.

Ustalenie dziennych lub jednorazowych limitów wydatków zapobiegnie nadużywaniu systemu zwrotu kosztów.

Warto rozważyć wprowadzenie limitów wydatków zależnych od lokalizacji, ponieważ miasta takie jak Nowe Delhi są bardziej przystępne cenowo niż Genewa czy Londyn.

 Zainwestuj w inteligentną technologię w zakresie podróży

Technologia jest najlepszym przyjacielem w zarządzaniu budżetami na podróże służbowe. Korzystanie z aplikacji i oprogramowania do zarządzania podróżami zapewnia pełną przejrzystość rezerwacji i wydatków.

Cyfrowe zarządzanie wydatkami jest bardziej wydajne zarówno pod względem czasu, jak i kosztów niż procesy ręczne i zapewnia dokładne raportowanie zwrotu kosztów dla pracowników i kont firmowych.
Photo: Andrey_Popov/ Shutterstock.com

Wprowadzenie technologii do procesów zarządzania może zapobiec niepotrzebnym wydatkom i zapewnić działowi księgowości dane o wydatkach na podróże w czasie rzeczywistym. Cyfrowe zarządzanie wydatkami jest bardziej wydajne zarówno pod względem czasu, jak i kosztów niż procesy ręczne i zapewnia dokładne raportowanie zwrotu kosztów dla pracowników i kont firmowych.

Skorzystaj z analiz podróży służbowych

Analiza danych ma kluczowe znaczenie dla oszczędności w zakresie podróży służbowych. Włączenie technologii do zarządzania podróżami zapewnia dane w czasie rzeczywistym w celu optymalizacji wydatków i identyfikacji obszarów potencjalnych oszczędności.

Monitorowanie tych danych ułatwi wskazanie nadmiernych wydatków i porównanie kosztów poszczególnych działów, aby upewnić się, że są one zgodne ze wskaźnikami KPI firmy.
Photo: Andrey_Popov/ Shutterstock.com

Rezerwując podróże służbowe za pośrednictwem platformy takiej jak RateHawk, otrzymujesz dostęp do najlepszych stawek i wgląd w swoje wydatki.

Możesz zbierać i analizować takie dane, jak:

• koszt poszczególnych podróży,
• średnie koszty podróży krajowych i międzynarodowych,
• miesięczny budżet na podróże,
• koszty podróży dla każdego działu za każdy kwartał,
• koszt podróży służbowych w porównaniu z przydzielonym budżetem.

Monitorowanie tych danych ułatwi wskazanie nadmiernych wydatków i porównanie kosztów poszczególnych działów, aby upewnić się, że są one zgodne ze wskaźnikami KPI firmy.

 Zoptymalizuj wydatki

Poleganie na ręcznym rozliczaniu kosztów podróży jest jednym z największych problemów dla pracowników i działów finansowych. Prawie 20% wniosków o zwrot kosztów zawiera błędy, których naprawienie zajmuje średnio 20 minut.

Zainwestuj w cyfrowe systemy wydatków i zachęcaj pracowników do przesyłania paragonów i wydatków w czasie rzeczywistym, aby umożliwić dokładne raportowanie.
Photo: Nuttapol Sn/ Shutterstock.com

Korzystanie z systemów ręcznych jest mniej efektywne pod względem kosztów i czasu, a także nie oferuje widoczności w czasie rzeczywistym, co ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że firma nie przekroczy budżetu na podróże służbowe. Zainwestuj w cyfrowe systemy wydatków i zachęcaj pracowników do przesyłania paragonów i wydatków w czasie rzeczywistym, aby umożliwić dokładne raportowanie.

Wprowadź zachęty do oszczędzania wydatków

Śledzenie wydatków na podróże służbowe ma kluczowe znaczenie dla wyznaczonego budżetu. Możesz motywować pracowników do przestrzegania zasad i wytycznych dotyczących podróży służbowych za pomocą zachęt – zwłaszcza dla osób, które nie przekraczają budżetu.

Możesz na przykład nagradzać pracowników, którzy wydają 80% lub mniej dziennych wydatków na podróże, za pomocą zachęt, takich jak karty podarunkowe, premie i imprezy integracyjne dla zespołu.

Możesz na przykład nagradzać pracowników, którzy wydają 80% lub mniej dziennych wydatków na podróże, za pomocą zachęt, takich jak karty podarunkowe, premie i imprezy integracyjne dla zespołu.
Photo: Temych/ Shutterstock.com

 Zachęcaj pracowników do wspólnego transportu

Transport to wydatek, który szybko może urosnąć do wysokich sum. Jeśli pracownicy podróżują do tego samego miejsca docelowego lub na to samo wydarzenie, zachęć ich do współdzielenia transportu w celu obniżenia kosztów. To łatwy sposób na zaoszczędzenie na podróżach służbowych i zmniejszenie śladu węglowego firmy.

Porozmawiaj z zespołami w swoich działach przed podróżami służbowymi i konferencjami, aby zachęcić ich do wspólnego korzystania z wypożyczalni samochodów i taksówek w celu utrzymania poziomu wydatków w ramach określonego budżetu.

 Zachowaj elastyczność

Elastyczność to sekret oszczędzania pieniędzy na podróżach służbowych. Chociaż nie zawsze będziesz mieć wybór co do dat podróży, zachęcanie klientów do elastyczności w terminach pozwoli odkryć bardziej opłacalne trasy i opcje transportu.

Loty w poniedziałki i wtorki są zazwyczaj droższe, ponieważ są one uznawane przez linie lotnicze za kluczowe dni podróży służbowych.

Osoby podróżujące służbowo stanowią zaledwie 12% pasażerów linii lotniczych, ale generują nawet 75% przychodów na popularnych trasach. Jeśli uważasz, że podróż służbowa może zostać przełożona, warto zainwestować w bilet z opcją bezpłatnego anulowania, aby umożliwić łatwą zmianę rezerwacji.

Jeśli uważasz, że podróż służbowa może zostać przełożona, warto zainwestować w bilet z opcją bezpłatnego anulowania, aby umożliwić łatwą zmianę rezerwacji.
Photo: dilyaz / Shutterstock.com

Zachęcanie do podróży firmowych poza okresami szczytowymi zapewni dostęp do najlepszych cen biletów lotniczych i miejsc hotelowych, ponieważ zazwyczaj działają one w oparciu o dynamicznie zmieniające się ceny. Przesunięcie podróży służbowej o kilka dni może przynieść znaczne oszczędności w budżecie na podróże.

  Planuj podróże służbowe z wyprzedzeniem

Elastyczność nie jest jedyną kwestią, która pozwala zaoszczędzić na podróżach służbowych. Planowanie z wyprzedzeniem i unikanie rezerwacji w ostatniej chwili może radykalnie obniżyć koszty. Wczesna rezerwacja daje dostęp do najbardziej konkurencyjnych stawek i najlepszych pakietów.

Wczesna rezerwacja nie będzie możliwa w przypadku każdej podróży firmowej, ale warto z niej skorzystać w przypadku wydarzeń takich jak konferencje i seminaria, które są zwykle planowane nawet z rocznym wyprzedzeniem.

Wczesna rezerwacja daje dostęp do najbardziej konkurencyjnych stawek i najlepszych pakietów.
Photo: Prostock-studio/ Shutterstock.com

Unikaj drogich dodatków do podróży

Bilety lotnicze często nie obejmują dodatków. Większość krajowych linii lotniczych ograniczyła swoje pakiety i pobiera opłaty za wybór miejsca, bagaż podręczny i posiłki podczas lotu. Choć może to sprawić, że rezerwacje podróży służbowych będą bardziej skomplikowane, jest to również okazja do zaoszczędzenia. Zachęcaj pracowników do mądrego wybierania podróży i unikania nadbagażu.

Możesz wymagać od pracowników przestrzegania określonych zasad, w tym ograniczonego bagażu podczas krajowych i krótkich podróży służbowych.

Inne dodatki, takie jak dostęp do lotniskowego lobby, usługa fast track (pierwszeństwo kontroli bezpieczeństwa) i wybór miejsca, mogą drastycznie zwiększyć koszty podróży służbowych.

Zachęcaj pracowników do mądrego wybierania podróży i unikania nadbagażu.
Photo: Skreidzeleu/ Shutterstock.com

Skorzystaj z kompleksowej platformy turystycznej

Aby zmieścić się w budżecie, skorzystaj z kompleksowej platformy rezerwacyjnej, która zarządza wszystkimi aspektami podróży – od wynajmu samochodów po zakwaterowanie i transport. RateHawk zapewnia dostęp do podróży służbowych w ramach przystępnych stawek, umożliwiając filtrowanie wyszukiwań w celu dopasowania ich do polityki podróży i budżetu firmy.

Nasze opcje rezerwacji grupowych pozwalają ułatwić podróże służbowe, oferując między innymi rezerwacje restauracji czy organizację konferencji i wydarzeń.

Dowiedz się więcej o naszych rezerwacjach grupowych dla firm tutaj.

Podróże służbowe w przystępnej cenie z RateHawk

Uzyskaj dostęp do ponad 2,5 milionów hoteli od ponad 230 międzynarodowych dostawców. RateHawk zapewnia wszystko, czego potrzebujesz do podróży służbowych na jednej platformie – od wynajmu samochodów po transfery i bilety lotnicze.

Pomóż swoim klientom przestrzegać budżetu przeznaczonego na podróże służbowe dzięki kompleksowej platformie typu „wszystko w jednym”. Nasz przyjazny dla użytkownika interfejs usprawnia proces rezerwacji i zapewnia szeroką ofertę, przystępne stawki i całodobową pomoc w wielu językach.

Rozpocznij współpracę z RateHawk już dziś, aby korzystać z niedrogich podróży służbowych w kraju i za granicą.

Wypróbuj RateHawk

Cover by EyeEm/ freepik.com