Come risparmiare sui viaggi di lavoro

Come risparmiare sui viaggi di lavoro

Stabilire un budget per i viaggi di lavoro non è solo un modo per risparmiare denaro: consente all’azienda di massimizzare il ROI (la redditività sugli investimenti) e ottimizzare efficacemente i costi. 

L’aumento del lavoro da remoto ha reso più preziosi gli scambi in presenza, per cui sempre più imprese investono in viaggi di lavoro nell’ambito delle loro attività. Il lavoro ibrido sta dando vita a un contesto in cui le riunioni e le collaborazioni in presenza offrono un vantaggio sulla concorrenza, facendo salire la richiesta di trasferte.

I viaggi di lavoro rappresentano un tassello cruciale nel budget di qualsiasi azienda e hanno un impatto sui profitti. In media, nel 2023 una trasferta di lavoro negli Stati Uniti è costata 1.293 dollari, per una media giornaliera pari a 325 dollari. Le statistiche salgono all’importo allarmante di 2.600 dollari per le trasferte internazionali. Rispetto al periodo pre-pandemico, i viaggi all’estero in tutto il mondo hanno registrato un aumento marginale, mentre le spese per trasferte nazionali sono balzate verso l’alto di quasi il 30%. 

A mano a mano che le trasferte di lavoro tornano alla normalità, occorre prevedere un corrispondente aumento del budget.

In questa guida dettagliata riflettiamo sulle ragioni per cui è importante allocare un budget per i viaggi di lavoro e forniamo alcuni consigli su come risparmiare in modo efficiente sulle spese senza intaccare l’organizzazione delle trasferte. RateHawk è la chiave che ti apre le porte dei viaggi di lavoro a prezzi convenienti grazie a un catalogo di 2,5 milioni di strutture ricettive, noleggio auto e opzioni di trasporto a livello internazionale. 

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L’importanza di stabilire il budget dei viaggi di lavoro

Quando si parla di viaggi di lavoro, nel budget si prevedono solo i costi di prenotazione, ma le spese correlate si accumulano in fretta: ogni trasferta, infatti, comporta decine di singole transazioni, che vanno a sommarsi al costo totale; è il caso, ad esempio, del noleggio auto, delle corse in taxi o delle spese di vitto.

Il budget delle trasferte è uno degli elementi finanziari più difficili da gestire e controllare in un’azienda.

Mentre i fondi necessari per gli strumenti informatici e l’amministrazione sono pressoché costanti nel tempo, le spese di viaggio possono fluttuare anche a seconda del singolo dipendente. I costi di trasporto e pernottamento sono solo una frazione iniziale del budget. Più del 20% dei costi di viaggio è rappresentato dalle spese di vitto.

Fissare un budget per le trasferte è fondamentale per mantenere la redditività dell’azienda e massimizzare il ROI. Se non si adotta una pianificazione delle spese, è molto facile perderne il controllo. Stabilire un budget può contribuire a rendere i viaggi di lavoro più sostenibili nel tempo, garantire l’adempimento delle spese e ottimizzare le trasferte.

Stabilire un budget può contribuire a rendere i viaggi di lavoro più sostenibili nel tempo, garantire l’adempimento delle spese e ottimizzare le trasferte.
Photo: Sasun Bughdaryan/ Shutterstock.com

Come gestire efficacemente il budget dei viaggi di lavoro

I viaggi di lavoro sono essenziali per instaurare relazioni, allargare la rete di conoscenze e mantenere la propria influenza nei settori emergenti. Tutte le organizzazioni, dalla start-up alla multinazionale, devono gestire le spese di viaggio in modo efficace, per far sì che le trasferte siano produttive e non abbiano un impatto negativo sui profitti.

Per gestire il budget delle trasferte in maniera efficace è fondamentale ridurre al minimo le spese superflue.

Adottare un budget e una strategia per i viaggi di lavoro consente di sfruttarli al massimo del loro potenziale aumentandone la convenienza. Gli agenti che prenotano viaggi aziendali possono usare queste strategie per far sì che i clienti prendano decisioni finanziarie oculate e affrontino i viaggi con maggiore coerenza e a prezzi abbordabili.

Di seguito vediamo undici consigli su come risparmiare sulla prenotazione di viaggi di lavoro:

Stabilisci un regolamento dei viaggi di lavoro

La maggior parte delle imprese rimborsa ai dipendenti le spese sostenute durante le trasferte aziendali e disporre di un regolamento esaustivo in materia è essenziale per evitare spese superflue e stabilire linee guida chiare.

 Il regolamento delle trasferte deve includere categorie di spesa ben definite affinché i dipendenti siano consapevoli dei costi che sono soggetti o meno a rimborso.
Photo: Rawpixel.com/ Shutterstock.com

 Il regolamento delle trasferte deve includere categorie di spesa ben definite affinché i dipendenti siano consapevoli dei costi che sono soggetti o meno a rimborso.

Fissando dei tetti di spesa giornalieri o per l’intero viaggio si evitano disfunzioni nel sistema dei rimborsi.

È consigliabile scegliere limiti di spesa specifici in base al luogo della trasferta: ad esempio, Nuova Delhi è una città più economica rispetto a Ginevra o Londra.

Investi in tecnologie smart per la gestione dei viaggi

La tecnologia è il tuo migliore alleato nella gestione del budget per i viaggi di lavoro. Usando app e software per la gestione dei viaggi, ottieni totale trasparenza nelle prenotazioni e sulle spese.

La gestione digitale delle spese è più efficiente in termini di tempo e costi rispetto a quella manuale, e garantisce una rendicontazione precisa ai fini dei rimborsi dei dipendenti e della contabilità aziendale.
Photo: Andrey_Popov/ Shutterstock.com

 Se integri la tecnologia nei processi gestionali, puoi evitare di sostenere spese superflue e fornire al team finanziario della tua azienda dati in tempo reale relativi alle spese di viaggio. La gestione digitale delle spese è più efficiente in termini di tempo e costi rispetto a quella manuale, e garantisce una rendicontazione precisa ai fini dei rimborsi dei dipendenti e della contabilità aziendale.

Ottimizza le prenotazioni aziendali

Collaborare con un’agenzia che si occupa di viaggi di lavoro può aiutarti a stabilire limiti di spesa e attuare linee guida chiare a garanzia del rispetto del budget. Servizi come RateHawk mettono a disposizione un sistema di prenotazione centralizzato con gestione del back-office, comprese fatture, voucher di viaggio e altra reportistica utile per una corretta contabilizzazione.

 RateHawk offre un’esclusiva opzione di verifica preliminare che elimina qualsiasi fonte di stress dalle trasferte aziendali. Puoi usufruire delle tariffe migliori per biglietti aerei, noleggio auto e strutture ricettive in più di 200 Paesi. Gestisci tutte le prenotazioni dell’azienda tramite una piattaforma intuitiva che riunisce tutti i servizi correlati ai viaggi.

Analizza i dati relativi ai viaggi di lavoro

L’analisi dei dati è essenziale per risparmiare sui viaggi di lavoro. L’uso di tecnologie per la gestione delle trasferte permette di ottenere dati in tempo reale utili per ottimizzare le spese e individuare le potenziali aree di risparmio.

Il monitoraggio di queste informazioni facilita l’individuazione accurata di spese eccessive e permette una comparazione dei costi dei vari reparti per verificare che siano conformi ai KPI dell’azienda.
Photo: Andrey_Popov/ Shutterstock.com

 Quando prenoti i viaggi aziendali per mezzo di una piattaforma come RateHawk, ottieni le tariffe più convenienti e informazioni dettagliate sui dati di spesa.

È consigliabile raccogliere e analizzare i dati relativi ai seguenti aspetti:

  • Costi dei singoli viaggi
  • Costi medi dei viaggi nazionali e internazionali
  • Costi di viaggio mensili
  • Costi di viaggio suddivisi per reparto aziendale su base trimestrale
  • Confronto tra i costi di viaggio per reparto e il corrispondente budget allocato

Il monitoraggio di queste informazioni facilita l’individuazione accurata di spese eccessive e permette una comparazione dei costi dei vari reparti per verificare che siano conformi ai KPI dell’azienda.

Ottimizza le spese di viaggio

Affidarsi alla contabilizzazione manuale delle spese di viaggio rappresenta una delle maggiori insidie per i dipendenti e i reparti finanziari di un’impresa. All’incirca il 20% delle richieste di rimborso contiene errori, la cui risoluzione richiede in media intorno ai 20 minuti.

Investi in sistemi digitali per la gestione dei costi e sprona i dipendenti a caricare in tempo reale le ricevute e le spese sostenute per assicurarne la rendicontazione precisa.
Photo: Nuttapol Sn/ Shutterstock.com

I sistemi manuali sono meno efficienti in termini di costi e tempo, poiché non offrono una visione in tempo reale, essenziale per garantire il rispetto del budget di spesa. Investi in sistemi digitali per la gestione dei costi e sprona i dipendenti a caricare in tempo reale le ricevute e le spese sostenute per assicurarne la rendicontazione precisa.

Offri incentivi sui risparmi

Monitorare le spese di trasferta è importantissimo per aderire al budget dei viaggi aziendali. Per incoraggiare i dipendenti ad adempiere al regolamento e alle linee guida dei viaggi di lavoro, offri loro degli incentivi, soprattutto quando non superano il budget.

 Per esempio, ai dipendenti che non superano l’80% delle spese previste giornalmente puoi assegnare incentivi come buoni regalo, bonus o esperienze di team-building.

 Per esempio, ai dipendenti che non superano l’80% delle spese previste giornalmente puoi assegnare incentivi come buoni regalo, bonus o esperienze di team-building.
Photo: Temych/ Shutterstock.com

Stimola i dipendenti a condividere i mezzi di trasporto

Quelle dei mezzi di trasporto sono spese che si accumulano rapidamente. Se più dipendenti devono recarsi nello stesso luogo o allo stesso evento, spronali a condividere i mezzi di trasporto per ridurre i costi. Questo consente facilmente di risparmiare sulle trasferte di lavoro e di diminuire l’impatto ambientale dell’azienda in termini di emissioni di anidride carbonica.

Prima delle trasferte e della partecipazione a convegni, parla con i team dei vari reparti e convincili a condividere il noleggio dell’auto e il taxi per rientrare nel budget.

 Mantieni flessibilità per risparmiare ancora di più

Il segreto per risparmiare sui viaggi di lavoro è la flessibilità. Anche quando non è possibile scegliere le date di un viaggio, incoraggiare i clienti a essere flessibili permette di prendere in considerazione tratte e mezzi di trasporto più convenienti.

I voli del lunedì e del martedì sono normalmente più costosi in quanto le compagnie aeree li considerano giorni di intenso traffico lavorativo.

Le persone che viaggiano di lavoro rappresentano solo il 12% dei passeggeri aerei ma fino al 75% dei ricavi sulle rotte più richieste. Se pensi che vi sia la possibilità che una trasferta di lavoro venga riprogrammata, vale la pena di acquistare un biglietto con l’opzione di cancellazione gratuita, in modo da poterlo riprenotare facilmente.

Se pensi che vi sia la possibilità che una trasferta di lavoro venga riprogrammata, vale la pena di acquistare un biglietto con l’opzione di cancellazione gratuita, in modo da poterlo riprenotare facilmente.
Photo: dilyaz / Shutterstock.com

Cercare di effettuare i viaggi di lavoro durante i periodi di traffico ridotto consente di usufruire dei migliori prezzi per i biglietti aerei e gli alloggi, dato che questi sono altamente dinamici e variabili. Posticipare la trasferta di alcuni giorni può garantirti risparmi importanti sul budget di viaggio.

Organizza i viaggi di lavoro in anticipo

La flessibilità non è l’unico fattore che può farti risparmiare somme importanti sui viaggi di lavoro: se li organizzi in anticipo ed eviti le prenotazioni dell’ultimo minuto, puoi ridurre drasticamente i costi. Prenotare presto ti dà accesso alle tariffe più competitive e ai pacchetti migliori.

Anche se non è possibile prenotare in anticipo per tutti i viaggi di lavoro, sfrutta questa strategia in occasione di eventi quali convegni e ritiri, le cui date vengono solitamente fissate fino a un anno prima.

Prenotare presto ti dà accesso alle tariffe più competitive e ai pacchetti migliori.
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Evita le opzioni aggiuntive costose

Oggigiorno i biglietti aerei non sono più all-inclusive, poiché la maggior parte delle compagnie aeree nazionali hanno attuato tagli sui bundle e addebitano qualsiasi costo, dalla scelta dei posti a sedere al bagaglio a mano e i pasti a bordo. Sebbene sia quindi più complicato prenotare le trasferte, vi sono maggiori opportunità di risparmio.Sprona i dipendenti a ragionare sulle scelte che compiono in relazione ai loro viaggi e a evitare di portare bagagli in eccesso.

Potrebbe essere necessario obbligare i dipendenti a rispettare determinati vincoli, tra cui un limite ai bagagli per le trasferte brevi e nazionali.

I costi dei viaggi aziendali possono lievitare anche a causa di altre opzioni aggiuntive in aeroporto come l’accesso alla lounge e alla corsia veloce dei controlli di sicurezza, o la scelta del posto a sedere in aereo.

Sprona i dipendenti a ragionare sulle scelte che compiono in relazione ai loro viaggi e a evitare di portare bagagli in eccesso.
Photo: Skreidzeleu/ Shutterstock.com

 Usa una piattaforma di prenotazione all-in-one

Per rispettare il budget usa una piattaforma di prenotazione all-in-one che gestisce tutto, dal noleggio auto alle strutture ricettive e i mezzi di trasporto. Con RateHawk usufruisci di tariffe esclusive per le trasferte di lavoro e puoi affinare le ricerche a seconda del regolamento e del budget di viaggio della tua azienda.

Le nostre opzioni di prenotazione di gruppo sono ideali per i viaggi di lavoro in quanto comprendono i ristoranti e l’organizzazione di convegni ed eventi.

Scopri di più sulle nostre prenotazioni di gruppo per aziende .

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