So können Sie bei Geschäftsreisen sparen

 Die Bedeutung der Budgetplanung von Geschäftsreisen

Die Kosten für Geschäftsreisen summieren sich schnell. Allein die Reisebuchung ist ein Teil Ihres Budgets. Jede Geschäftsreise ist mit Dutzenden von Einzeltransaktionen verbunden, die zu den Gesamtkosten beitragen – von der Autovermietung bis hin zu Verpflegungskosten und Taxifahrten.

Reisebudgets gehören zu den am schwierigsten zu verwaltenden und zu kontrollierenden Finanzmitteln eines Unternehmens.

Während IT und Büroverwaltung oft ein festes Budget haben, können die Reisekosten von Mitarbeitenden schwanken. Die Kosten für Transport und Unterkunft sind nur der Anfang Ihrer Budgetplanung. Mehr als 20 % des Budgets für Geschäftsreisen werden für Verpflegungsausgaben aufgewendet.

Ein Budget für Geschäftsreisen ist entscheidend für die Rentabilität Ihres Unternehmens und die Maximierung der Kapitalrendite. Wenn Sie kein Budget für Geschäftsreisen haben, verlieren Sie leicht die Kontrolle über Ihre Ausgaben. Die Aufstellung eines Budgets kann die Nachhaltigkeit von Geschäftsreisen verbessern, die Einhaltung von Kostenvorgaben gewährleisten und Reisen optimieren.

Die Aufstellung eines Budgets kann die Nachhaltigkeit von Geschäftsreisen verbessern, die Einhaltung von Kostenvorgaben gewährleisten und Reisen optimieren.
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Wie man ein Reisebudget effektiv verwaltet

Geschäftsreisen sind von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, Beziehungen und Netzwerke auf- und auszubauen, und in aufstrebenden Branchen relevant zu bleiben. Unabhängig davon, ob es sich um ein Start-up oder ein multinationales Unternehmen handelt, müssen Unternehmen ihr Reisebudget effektiv verwalten, damit diese Reisen produktiv sind, ohne sich negativ auf den Nettogewinn auszuwirken.

Reisebudget effektiv zu verwalten, ist es wichtig, das Budget nicht zu überschreiten.

Ein Reisebudget und eine entsprechende Strategie können das Potenzial von Geschäftsreisen maximieren und sie kostengünstiger gestalten. Geschäftsreisenvermittler:innen können diese Strategien nutzen, damit ihre Kundschaft fundierte finanzielle Entscheidungen treffen und beständiger zu einem erschwinglichen Preis reisen kann. Um ein 

Wir geben Ihnen elf Tipps, wie Sie bei der Buchung von Geschäftsreisen Geld sparen können:

 Einführung einer Unternehmensreiserichtlinie

Die meisten Unternehmen erstatten ihren Mitarbeitenden die Kosten, die ihnen bei Geschäftsreisen entstehen. Eine umfassende Reiserichtlinie ist wichtig, um unnötige Ausgaben zu vermeiden und klare Richtlinien für die Mitarbeitenden festzulegen.

Ihre Reiserichtlinie sollte definierte Ausgabenkategorien enthalten, damit die Mitarbeitenden wissen, welche Ausgaben erstattungsfähig und welche es nicht sind.
Photo: Rawpixel.com/ Shutterstock.com

Ihre Reiserichtlinie sollte definierte Ausgabenkategorien enthalten, damit die Mitarbeitenden wissen, welche Ausgaben erstattungsfähig und welche es nicht sind.

Durch die Festlegung von Obergrenzen für die Ausgaben pro Tag oder pro Reise wird ein Missbrauch Ihres Erstattungssystems verhindert.

Ziehen Sie in Betracht, standortspezifische Kostenlimits zu wählen, da Städte wie Neu-Delhi günstiger als Genf oder London sind.

Investition in intelligente Reisetechnologie

Technologie ist Ihr bester Freund bei der Verwaltung von Geschäftsreisebudgets. Nutzen Sie Apps und Reisemanagement-Software, um vollständige Transparenz über Buchungen und Ausgaben zu erhalten.

Ein digitales Spesenmanagement ist zeit- und kosteneffizienter als manuelle Prozesse und gewährleistet eine genaue Berichterstattung für Erstattungen an Mitarbeitende und Unternehmensabrechnungen.
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 Die Einführung von Technologie in Ihre Verwaltungsprozesse kann unnötige Ausgaben verhindern und Ihrem Finanzteam Echtzeitdaten über Reiseausgaben liefern. Ein digitales Spesenmanagement ist zeit- und kosteneffizienter als manuelle Prozesse und gewährleistet eine genaue Berichterstattung für Erstattungen an Mitarbeitende und Unternehmensabrechnungen.

Einblicke in Geschäftsreisedaten

Dateneinblicke sind entscheidend für Einsparungen bei Geschäftsreisen. Durch die Integration von Technologie in Ihr Reisemanagement erhalten Sie Echtzeitdaten, mit denen Sie Ihre Ausgaben optimieren und Bereiche mit Einsparpotenzial identifizieren können. 

Die Überwachung dieser Daten macht es einfach, übermäßige Ausgaben zu ermitteln und die Kosten der einzelnen Abteilungen zu vergleichen, damit sie mit den KPIs des Unternehmens übereinstimmen.
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Wenn Sie Ihre Geschäftsreisen über eine Plattform wie RateHawk buchen, erhalten Sie die besten Preise mit Dateneinblicken in Ihre Ausgaben.

Sie sollten zu folgenden Punkten Daten erfassen und analysieren:

• Kosten einzelner Reisen.
• Durchschnittlichen nationalen und internationalen Reisekosten.
• Monatlichen Reisebudgetkosten.
• Reisekosten pro Abteilung für jedes Quartal.
• Kosten von Abteilungsreisen im Vergleich zum zugewiesenen Budget.

Die Überwachung dieser Daten macht es einfach, übermäßige Ausgaben zu ermitteln und die Kosten der einzelnen Abteilungen zu vergleichen, damit sie mit den KPIs des Unternehmens übereinstimmen.

Optimierung von Reisekosten

Die manuelle Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen ist eines der größten Probleme für Mitarbeitende und Finanzabteilungen. Fast 20 % der Reisekostenabrechnungen weisen Fehler auf, deren Behebung durchschnittlich 20 Minuten dauert.

Investieren Sie in digitale Spesensysteme und halten Sie Ihre Mitarbeitenden dazu an, Belege und Ausgaben in Echtzeit hochzuladen, um eine genaue Berichterstattung zu gewährleisten.
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Die Verwendung manueller Systeme ist weniger kosten- und zeiteffizient und bietet nicht die Echtzeittransparenz, die für die Einhaltung des Reisebudgets Ihres Unternehmens entscheidend ist. Investieren Sie in digitale Spesensysteme und halten Sie Ihre Mitarbeitenden dazu an, Belege und Ausgaben in Echtzeit hochzuladen, um eine genaue Berichterstattung zu gewährleisten.

Anreize zum Sparen bieten

Um das Budget für Geschäftsreisen einzuhalten, ist es wichtig, die Reisekosten im Auge zu behalten. Sie können Ihre Mitarbeitenden und besonders diejenigen, die ihr Budget nicht überschreiten, durch Anreize zur Einhaltung Ihrer Reiserichtlinien anhalten.

So können Sie beispielsweise Mitarbeitenden, die 80 % oder weniger ihrer täglichen Reisekosten ausgeben, mit Anreizen wie Geschenkgutscheinen, Prämien und teambildenden Maßnahmen belohnen.

So können Sie beispielsweise Mitarbeitenden, die 80 % oder weniger ihrer täglichen Reisekosten ausgeben, mit Anreizen wie Geschenkgutscheinen, Prämien und teambildenden Maßnahmen belohnen.
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 Mitarbeitende zur gemeinsamen Nutzung von Verkehrsmitteln anhalten

Transportkosten sind Reisekosten, die sich schnell summieren. Wenn Ihre Mitarbeitenden zum selben Ziel oder zur selben Veranstaltung reisen, sollten Sie sie dazu anhalten, die Transportmittel gemeinsam zu nutzen, um die Kosten zu senken. So können Sie auf einfache Weise bei Geschäftsreisen sparen und den CO2-Fußabdruck Ihres Unternehmens verringern.

Sprechen Sie vor Geschäftsreisen und Konferenzen mit Ihren Abteilungsteams, um sie dazu anzuhalten, Mietwagen und Taxis gemeinsam zu nutzen, um das Budget nicht zu sprengen.

 Flexibel bleiben für zusätzliche Einsparungen

Flexibilität ist das Geheimnis, um bei Geschäftsreisen Geld zu sparen. Sie haben zwar nicht immer die Wahl bei den Reisedaten, aber wenn Sie Ihre Kundschaft zu Flexibilität anhalten, stehen Ihnen kostengünstigere Routen und Transportmöglichkeiten zur Verfügung.

Montags- und Dienstagsflüge sind in der Regel teurer, da sie von den Fluggesellschaften als wichtige Reisetage für Unternehmen eingestuft werden.

Geschäftsreisende machen nur 12 % der Fluggäste, aber bis zu 75 % der Einnahmen auf beliebten Flugrouten aus. Wenn Sie denken, dass eine Geschäftsreise verschoben werden muss, lohnt es sich, in ein Ticket mit kostenloser Stornierungsoption zu investieren, um eine einfache Umbuchung zu ermöglichen.

Wenn Sie denken, dass eine Geschäftsreise verschoben werden muss, lohnt es sich, in ein Ticket mit kostenloser Stornierungsoption zu investieren, um eine einfache Umbuchung zu ermöglichen.
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Wenn Sie Ihre Geschäftsreisen in die Randzeiten verlegen, erhalten Sie Zugang zu den besten Flug- und Hotelpreisen, da diese in der Regel mit dynamischen Preisen arbeiten. Wenn Sie Ihre Geschäftsreise um ein paar Tage nach hinten verschieben, können Sie Ihr Reisebudget erheblich entlasten.

 Frühzeitige Planung von Geschäftsreisen

Flexibilität ist nicht die einzige Möglichkeit, bei Geschäftsreisen viel Geld sparen zu können. Eine frühzeitige Planung und die Vermeidung von Last-Minute-Reservierungen können die Kosten drastisch senken. Durch eine frühzeitige Buchung erhalten Sie Zugang zu den günstigsten Tarifen und besten Angeboten.

Auch wenn eine frühzeitige Buchung nicht für jede Geschäftsreise möglich ist, sollten Sie sich diese Strategie für Veranstaltungen wie Konferenzen und Retreats zunutze machen, die in der Regel bis zu einem Jahr im Voraus geplant werden.

Durch eine frühzeitige Buchung erhalten Sie Zugang zu den günstigsten Tarifen und besten Angeboten.
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 Vermeidung teurer Reisezusatzleistungen

Im Flugticket ist nicht mehr alles enthalten. Die meisten inländischen Fluggesellschaften haben ihre Pauschalangebote reduziert und stellen von der Sitzplatzwahl über das Handgepäck bis hin zu den Mahlzeiten während des Fluges alles in Rechnung. Dies kann zwar die Buchung von Geschäftsreisen komplizierter machen, bietet aber auch Einsparungsmöglichkeiten. Halten Sie Ihre Mitarbeitenden dazu an, bei der Auswahl ihrer Reisen klug vorzugehen und Übergepäck zu vermeiden.

Sie können von Ihren Mitarbeitenden verlangen, sich an bestimmte Vorgaben zu halten, z. B. eine begrenzte Anzahl von Gepäckstücken auf Inlands- und geschäftlichen Kurzeisen.

Andere Zusatzleistungen wie Lounge-Zugang, Schnellabfertigung am Flughafen und Sitzplatzwahl können die Kosten für Geschäftsreisen drastisch erhöhen.

Halten Sie Ihre Mitarbeitenden dazu an, bei der Auswahl ihrer Reisen klug vorzugehen und Übergepäck zu vermeiden.
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 Nutzung einer All-in-One-Reiseplattform

Bleiben Sie im Rahmen Ihres Budgets, indem Sie eine All-in-One-Buchungsplattform nutzen, mit der Sie von der Autovermietung bis hin zu Unterkunft und Transport alles verwalten. Mit RateHawk haben Sie Zugang zu exklusiven Tarifen für Geschäftsreisen und können die Suche so filtern, dass sie den Reiserichtlinien und dem Budget Ihres Unternehmens entspricht.

Unsere Gruppenbuchungsoptionen sind ideal für Geschäftsreisen, einschließlich der Buchung von Restaurants, der Ausrichtung von Konferenzen und der Organisation von Veranstaltungen.

Erfahren Sie mehr über unsere Gruppenbuchungen für Unternehmen hier.

Geschäftsreisen mit RateHawk kostengünstig gestalten

Erhalten Sie Zugang zu mehr als 2,5 Millionen Hotels von mehr als 230 internationalen Anbieter:innen. Von Mietwagen über Transfers bis hin zu Flugtickets bietet RateHawk alles, was Sie für Geschäftsreisen benötigen, auf einer Plattform.

Helfen Sie Ihre Kundschaft, ihr Budget für Geschäftsreisen mit einer All-in-One-Plattform einzuhalten. Unsere benutzerfreundliche Oberfläche strafft den Buchungsprozess mit einem umfangreichen Inventar, exklusiven Tarifen und mehrsprachigem Kundendienst rund um die Uhr.

Gestalten Sie noch heute mit RateHawk Geschäftsreisen im In- und Ausland kostengünstig.

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